Au bout de combien de temps est-on remboursé après une formation DPC ?
Aucun remboursement n'est en jeu : l'Agence nationale du DPC règle les frais pédagogiques à l'organisme et verse l'indemnité pour perte de revenus sur votre compte. L'organisme dispose de deux mois après la date de fin de session pour déposer sa demande de solde ; le règlement peut ensuite intervenir sous deux mois.
Qui verse quoi, et les deux compteurs de deux mois
Le mot « rembourser » recouvre deux versements distincts, à deux destinataires différents, et chacun a son propre calendrier.
- Deux versements, deux destinataires : la fiche n° 3 destinée aux organismes le pose d'emblée : l'Agence verse les frais pédagogiques aux organismes d'une part, et les indemnités pour perte de revenu aux professionnels de santé d'autre part, en fonction du service fait. Un organisme ne vous rembourse donc jamais.
- Le dépôt qui déclenche tout : l'agence l'écrit sur sa page « Quand et comment être indemnisé ? » : une fois l'action terminée, elle doit recevoir une demande de solde de l'organisme de DPC. Vous ne pouvez ni déposer cette demande à sa place, ni l'accélérer.
- Les deux mois de l'organisme : la même page fixe le cadre : l'organisme dispose de deux mois à partir de la date de fin de session indiquée sur le site, qui n'est pas obligatoirement celle à laquelle vous avez fini votre action, pour envoyer sa demande de solde.
- Les deux mois de l'agence : toujours selon l'agence, si l'ensemble des pièces justificatives sont conformes, le règlement peut intervenir sous deux mois ; sinon, cela peut prendre plus de temps en fonction du temps de réponse de l'organisme. Le verbe employé est « peut » : aucun délai n'est garanti.
- Le calendrier dépend du format : la fiche n° 4 des organismes autorise le dépôt dès le lendemain de la clôture de la session. Pour une session non présentielle annuelle, l'organisme peut n'en déposer qu'une seule en fin d'année, ou jusqu'à douze, espacées d'un mois minimum : demandez sa cadence.
- Le compte sur lequel l'argent arrive : la FAQ de l'agence signale un piège qui ne dépend que de vous : à la création ou à l'activation du compte, l'option retenue par défaut est la non-prise en charge des actions de DPC. Sans coordonnées bancaires saisies dans « Informations financières », rien ne peut être versé.
Ce qui, chez l'organisme, retarde ou annule le versement
Chacun de ces points relève d'une obligation écrite de l'organisme, pas d'une faveur : posez-les en question avant de vous inscrire.
- La validation de votre inscription : la fiche n° 2 des organismes est nette : un participant dont l'inscription n'a pas été validée par l'organisme avant le début de la session ne peut pas bénéficier d'une prise en charge. En présentiel, mixte et classe virtuelle, cette validation court jusqu'à la veille, 23 h 59.
- Une unité que l'organisme ne dispense pas : la fiche n° 3 prévoit le cas : si une unité ou un module n'est pas dispensé, vous empêchant de réaliser l'action intégralement, l'Agence ne verse pas les frais pédagogiques à l'organisme et se réserve seulement la possibilité de vous indemniser à hauteur du service fait.
- Le dépôt tardif du solde : la fiche n° 4 fixe une butée absolue, très au-delà des deux mois annoncés : le dossier de facturation doit être transmis dans un délai maximal de deux ans après la fin de la session. Au-delà, rien n'est recevable et les participants ne percevront aucune indemnisation.
- L'émargement du présentiel : pour une unité présentielle, l'organisme joint à sa facture les feuilles d'émargement par demi-journée, avec dates, horaires de début et de fin, lieu, noms des participants et des intervenants. Elles doivent être signées de manière manuscrite : signez chaque demi-journée avant de repartir.
- Les logs de la classe virtuelle : pour une classe virtuelle, l'organisme transmet une synthèse par demi-journée indiquant les dates et heures réelles, et non théoriques, de début et de fin, plus l'extraction intégrale des logs de sa plateforme. Demandez si celle-ci enregistre connexions, déconnexions et temps passé.
- Le participant coché trop tôt : toujours dans la fiche n° 4, pour une session non présentielle annuelle : si l'organisme coche un professionnel qui n'a pas terminé sa session, il ne pourra plus soumettre de demande de solde pour lui. Une erreur de saisie bloque toute demande ultérieure vous concernant.